Procedura informowania o zagrożeniach związanych z produktami

  • Cel procedury

Celem procedury jest zapewnienie szybkiego i skutecznego informowania klientów oraz odpowiednich organów o potencjalnych zagrożeniach związanych z produktami oferowanymi w sklepie internetowym sklep-kajaglass.pl. Procedura ma na celu ochronę zdrowia i życia klientów oraz minimalizację ryzyka prawnego dla firmy.

  • Zakres procedury

Procedura obejmuje wszystkie produkty sprzedawane przez sklep internetowy sklep-kajaglass.pl, w tym wyroby szklane oraz inne akcesoria oferowane w asortymencie sklepu. Dotyczy wszystkich przypadków, w których pojawia się podejrzenie lub potwierdzenie istnienia zagrożeń dla zdrowia, życia lub mienia klientów wynikających z wad produktu, jego niewłaściwego oznakowania lub innych czynników.


Etapy postępowania

1. Identyfikacja zagrożenia

1.1. Źródła informacji o zagrożeniach:

  • Skargi i reklamacje od klientów.
  • Informacje od producentów i dostawców.
  • Wyniki wewnętrznych kontroli jakości.
  • Informacje zewnętrzne, np. od organów nadzoru, w mediach lub publikacjach branżowych.

1.2. Ocena zagrożenia:

  • Weryfikacja informacji o produkcie.
  • Analiza ryzyka oraz potencjalnych konsekwencji.

2. Decyzja o podjęciu działań

2.1. W przypadku potwierdzenia zagrożenia zwołuje się wewnętrzny zespół ds. kryzysowych, który podejmuje decyzję o konieczności:

  • Wycofania produktu z rynku.
  • Informowania klientów.
  • Zgłoszenia sprawy do odpowiednich organów (np. Inspekcji Handlowej).

2.2. Dokumentacja decyzji i jej uzasadnienia.

3. Informowanie klientów

3.1. Formy komunikacji:

  • Publikacja informacji na stronie głównej sklepu internetowego (np. w sekcji "Aktualności" lub poprzez wyskakujące powiadomienie).
  • Wysyłka e-mailowa do wszystkich klientów, którzy zakupili dany produkt.
  • W przypadku poważnych zagrożeń: kontakt telefoniczny (jeśli to możliwe).

3.2. Treść informacji:

  • Szczegółowy opis produktu (nazwa, kod, zdjęcie).
  • Charakter zagrożenia i potencjalne ryzyko.
  • Zalecane działania dla klientów (np. zaprzestanie użytkowania produktu, zwrot produktu).
  • Informacja o możliwości zwrotu lub wymiany produktu oraz procedurze tego procesu.

4. Wycofanie produktu z rynku

4.1. Zablokowanie sprzedaży produktu w systemie sklepu internetowego. 4.2. Skontaktowanie się z dostawcą/producentem w celu uzgodnienia dalszych działań (np. zwrot partii wadliwego produktu).

5. Zgłoszenie do odpowiednich organów

5.1. Kiedy zgłaszać:

  • W przypadku, gdy zagrożenie może wpływać na szeroką grupę konsumentów.
  • W przypadkach wymaganych przepisami prawa (np. Ustawa o ogólnym bezpieczeństwie produktów).

5.2. Organy do zgłoszenia:

  • Inspekcja Handlowa.
  • UOKiK (Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów).
  • Inne odpowiednie instytucje, w zależności od charakteru zagrożenia.

5.3. Treść zgłoszenia:

  • Szczegółowy opis produktu.
  • Charakter i skala zagrożenia.
  • Podjęte działania naprawcze.

6. Monitorowanie i raportowanie

6.1. Monitorowanie sytuacji i analiza efektów podjętych działań.

6.2. Sporzdzenie raportu końcowego obejmującego:

  • Liczbę zgłoszeń od klientów.
  • Liczbę zwrotów lub wymian produktów.
  • Wnioski dotyczące poprawy procedur wewnętrznych.